Helsingin Sanomissa (31.8.2019) oli asiallinen mielipidekirjoitus julkisesta kilpailutuksesta muistuttaen lain suomista mahdollisuuksista. Erityisesti kirjoittaja korostaa omien tarpeiden tutkimisen ohella myös markkinoiden tarjonnan kartoittamista.

Tätä markkinakartoituksen puutetta ja samalla tapahtuvaa tiedottamista alan toimijoille hankinnan vaatimuksista olemme surreet jo varsin pitkään, sillä tilanne oli varsin erilainen ennen. Menneessä maailmassa suurin osa ostajista, julkisista tai yksityisistä, osasi määrittää hankinnan vaatimukset eli oman toiminnan tarpeisiin oli perehdytty. Sen jälkeen kartoitettiin, mitä markkinoilla oli saatavilla pyytämällä kaikilta laitteiden maahantuojilta käytännön esittely, jossa laitetoimittaja joutui käytännössä näyttämään tilaajan tarpeen mukaiset toiminnot niin maastossa kuin tiedonsiirrot ja ohjelmistojen yhteensopivuudet tilaajan järjestelmiin ja vasta tämän jälkeen tehtiin varsinainen hankinta. Useimmiten tuossa käytännöntestin yhteydessä käytiin yhdessä lävitse se kalusto ja ohjelmistokokonaisuus jonka toimittaja tulisi tarjoamaan tarjouspyyntöön vastatessaan.

Tarjouspyyntö ymmärrettiin tuolloin asiakkaan kutsuksi tulla esittelemään tarjouspyynnössä mainittuun tarpeeseen soveltuvia laitteita. Käytiin avoin keskustelu ostajan ja laitetoimittajan välillä.

Nykyään tunnutaan monasti ostettavan varsin paljon sikaa säkissä kunhan hinta on sopiva eli markkinoiden muodollisesti halvin tekniikka on hakusessa. Soveltuuko laite tai järjestelmä ostajan mittaustarpeiden tarkkuusvaatimuksiin ja tarpeisiin on aivan sivuseikka. Mittauslaitteistojen teknisiä eroavaisuuksia ei ymmärretä eikä osa selkeästi haluakaan ymmärtää – maanmittaustekniikan osalta maailman luullaan olevan valmis. On siis ihan sama mikä laite tai ohjelmisto on kyseessä, koska ne tekevät saman lopputuloksen samalla lailla on useimmiten niin ostajien kuin ”teknisten asiantuntijoiden” vakaa nykyinen käsitys. Laitteiden käytännön toimivuus tai edes vilkaisu aineistoihin ei edes kiinnosta.

Aihepiiriä paremmin tuntevat tietävät asioiden laidan olevan toisin. Laitteistojen speksit eivät ole käytännössä suoraan vertailukelpoisia keskenään ja ohjelmistojen sisällä mylläävät eri algoritmit. Käytännön koetyöllä tai testauksella laitteistojen erot tulevat myös esiin, kunhan tietää mitä hakee.

Kaikkein isoimmat ja perinteisimmät toimijat Suomessa kartoittavat markkinoiden tarjontaa sentään kiitettävästi, mutta muut siis eivät. Näin maahantuojan kannalta oli esimerkiksi suorastaan ilo osallistua Viron Maanmittauslaitoksen ilmalaserkeilaimen kilpailutukseen, sillä ennen lopullisen kilpailutuksen speksaamista käytiin jokaisen tarjoajan kanssa erittäin perusteellinen keskustelu siitä mitä heillä oli tarjolla ja kilpailuttaja tutustui aineistoihin ja tuotantoprosessiin huolella. Kilpailuttaja neuvotteli ja laati kaikkien kilpailutukseen osallistuneiden toimittajien kanssa erikseen kyseiselle tarjottavalle laitteistolle soveltuvat toimitus- ja ylläpitosopimukset, joissa määriteltiin myös kyseisen laitteiston tekniset spesifikaatiot. Kun nämä asiakirjat oli hyväksytty ja allekirjoitettu, kilpailuttaja lähetti varsinaisen varsin yksinkertaisen tarjouspyynnön, joka pohjautui juridisesti ja teknisesti allekirjoitettuihin sopimuksiin. Tässä vaiheessa kyseessä oli lähinnä hintojen tarjoaminen neuvotelluille sopimuksen tuotteille ja palveluille.

Edellä mainittu menettely takaa tilaajalle parhaiten sen, että saa juuri haluamansa ”kokonaistaloudellisimman” ratkaisun, joka ei välttämättä kuitenkaan ole hankintahinnaltaan halvin tarjous.

Suomessa surkuhupaisimmat kilpailutukset näyttävät olevan täysin lakimiesten tai muiden hankinta-ammattilaisen hallinnassa ilman täyttä ymmärtämystä eri alojen markkinoista tai oman talon käyttäjien tarpeista. Surkuhupaisimmat kokemuksemme ovat kilpailutuksista, joissa laitteiston speksit on yhdistetty usean eri laitteen esitteistä, jolloin lopputuloksena on sekasikiö, jollaista ei löydy valmiina koko maailmasta. Kukin tarjoaja voi vain tarjota omia tuotteitaan, sillä räätälöityjen laitteiden yksilöllinen valmistus maksaa yleensä maltaita ja laitevalmistajakaan ei välttämättä suostuisi tiettyihin muutoksiin. Useimmiten voidaan todeta, että kyseisen ”sekasikiön” valmistus ei edes ole mahdollista.

Sopimuksen tekovaiheessa erityisesti lakimiehet pitävät huolta siitä, että heidän tarjouspyyntönsä on riitatilanteissa se ylin asiakirja. Mutta miten se edes voisi olla näin, jos on hyväksytty lähinnä vaatimuksia oleva tarjous? Kyllä myyjä sitoutuu toimittamaan tuotteen tarjouksen mukaan, mutta ainoastaan valmistajan ilmoittamilla spekseillä. Kukaan toimittaja ei voi muuttaa sarjavalmisteisten tuotteiden speksejä lisäämättä samalla hintaan useampia nollia, jos laitevalmistaja edes suostuu kehittämään uudentyyppisen laitteen asiakkaan speksien mukaisesti. Jos kyseessä on sarjavalmisteinen tuote, niin speksejä ei voi muuttaa noin vain. Globaalisti Suomi on kuitenkin pieni markkina-alue.

Kilpailutus on siis kivaa, jos ostaja on tiedostanut mitä on hankkimassa ja osaa käyttää lain sallimia menetelmiä oikeasti hyväkseen. Kilpailuissa on aina voittajia ja häviäjiä, mutta kyllä reilu ja aito kilpailu on jopa toimittajan kannalta miellyttävämpi hävitä. Nykyisinhän Suomessa suurin häviäjä on yleensä ostajataho ja yhteiskunta.